1. Wie wij zijn
PartQuote (KvK 42120806, BTW NL869822093B01) bemiddelt tussen klanten met CNC-fabricagebehoeftes en CNC-leveranciers. PartQuote is verwerkingsverantwoordelijke (art. 4 lid 7 AVG) voor de verwerkingen in deze verklaring. Voor privacyvragen en AVG-verzoeken kun je ons bereiken op privacy@partquote.eu; wij reageren binnen 30 dagen.
2. Welke gegevens verwerken wij
Bij aanmelding: naam, e-mailadres, bedrijfsgegevens (KvK-nummer, BTW-id, factuur- en afleveradres) en optioneel een telefoonnummer dat wij uitsluitend gebruiken om contact met je op te nemen over je order. Authenticatie verloopt via Clerk; we ontvangen alleen de e-mail en gebruikers-id van Clerk.
Bij offerteaanvraag: het door jou geüploade STEP-bestand, bewerkingsspecificaties (materiaal, aantal, tolerantie, oppervlaktebehandeling, levertijd) en aanvullende notities.
Tijdens orderverwerking: status-updates, leveringsadres en correspondentie via de in-platform chat.
Voor facturatie en betaling: betaalgegevens (IBAN voor SEPA-overschrijvingen; kaartbetalingen worden afgehandeld door onze betaaldienstverlener Stripe) en factuurhistorie. Stripe verwerkt kaart- en fraudegegevens deels als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke.
Voor de werking en beveiliging van het platform: IP-adressen en inlogtijdstippen, request- en error-logs, en een audit-log van administratieve handelingen en bestandsdownloads.
3. Doel en grondslag
Wij verwerken jouw gegevens om: (a) je account te beheren, (b) een prijs te berekenen via onze parser, (c) je offerteaanvraag te koppelen aan een geschikte leverancier, (d) de productie en levering te coördineren, (e) facturen op te stellen, (f) het platform te beveiligen en misbruik te voorkomen en (g) wettelijke verplichtingen na te komen.
Grondslagen (art. 6 AVG): uitvoering van de overeenkomst (sub b) voor account, offerte, order en communicatie; wettelijke verplichting (sub c) voor boekhouding (7 jaar, art. 52 AWR) en sanctie-/exportcontrolescreening; gerechtvaardigd belang (sub f) voor beveiliging, fraudepreventie en audit-logging, de belangenafweging is opvraagbaar; en toestemming (sub a) voor een eventuele nieuwsbrief, die je te allen tijde kunt intrekken.
4. Delen met leveranciers
Na jouw acceptatie van de offerte en bevestiging van de betaling publiceren wij de opdracht in onze beveiligde leveranciersomgeving. Gescreende, geactiveerde leveranciers, allemaal vóór activatie gebonden aan geheimhouding (NDA) en een verwerkersbijlage (art. 28 AVG), kunnen daar het STEP-bestand en de specificatie bekijken om te beoordelen of zij zich aanmelden. Bestandsnamen worden geanonimiseerd getoond en iedere download wordt vastgelegd in een audit-log.
De order wordt vervolgens aan één leverancier toegewezen; alleen die leverancier ontvangt waar nodig het afleveradres. Wij delen je identiteit (naam, contactgegevens, bedrijfsgegevens) in geen enkele fase met leveranciers.
5. Subprocessors (technische dienstverleners)
Wij gebruiken de volgende subprocessors, allen onder een verwerkersovereenkomst (art. 28 AVG): Clerk, Inc. (VS), authenticatie; Supabase Pte. Ltd, database en bestandsopslag, met data-opslag in de EU (AWS eu-west-1, Ierland); Vercel Inc. (VS), webhosting; Stripe Payments Europe, Ltd (Ierland), betaalverwerking; Plus Five Five, Inc. / Resend (VS), transactionele e-mail; Functional Software, Inc. dba Sentry (EU-regio Frankfurt), error-monitoring, waarbij persoonsgegevens vóór verzending uit foutrapporten worden verwijderd; en een intern beheerde parser-server (EU) voor de prijsberekening.
Wij verkopen geen persoonsgegevens en delen niets met advertentienetwerken. De actuele subprocessorlijst is opvraagbaar via privacy@partquote.eu.
6. Doorgifte buiten de EER
Sommige subprocessors zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (VS, Singapore). Voor die doorgiften gebruiken wij de waarborgen van hoofdstuk V AVG: het EU-US Data Privacy Framework en/of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (SCC's), per partij onderbouwd met een Transfer Impact Assessment. Waar mogelijk kiezen wij EU-regio's (Supabase eu-west-1, Sentry Frankfurt).
Een kopie van de toepasselijke waarborgen kun je opvragen via privacy@partquote.eu.
7. Hoe lang bewaren wij gegevens
Account-gegevens: zolang je account actief is, plus 30 dagen na verwijdering (daarna geanonimiseerd).
Offerteaanvragen en bijbehorende STEP-bestanden: 12 maanden na aanmaak (zodat je een eerdere quote opnieuw kunt opvragen). Op verzoek eerder verwijderbaar.
RFQ-/order-metadata, chat-berichten en support-correspondentie: 24 maanden.
Facturen, orders en boekhouding: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht). Acceptatie-snapshots (welke versie van de voorwaarden je accepteerde): 7 jaar.
Audit-logs (admin-acties, downloads): 24 maanden. Inlog-, sessie- en error-logs: 90 dagen.
8. Jouw AVG-rechten
Je hebt recht op: inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, dataportabiliteit en bezwaar. Berust een verwerking op toestemming, dan kun je die altijd intrekken. Stuur een e-mail naar privacy@partquote.eu; wij reageren binnen 30 dagen (bij complexe verzoeken kunnen wij gemotiveerd verlengen).
Via je account-pagina kun je je gegevens exporteren en je account verwijderen; het kan ook op verzoek per e-mail. Aan AVG-rechten zijn voor jou geen kosten verbonden.
Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
9. Geautomatiseerde prijsberekening (parser)
Onze parser berekent automatisch een prijs- en maakbaarheidsindicatie uit je STEP-bestand. Dit is een regel-gebaseerd systeem zonder profilering. De uitkomst is een offerte die je altijd zelf handmatig accepteert, er is dus geen geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen in de zin van art. 22 AVG. Twijfel je over een prijs, dan kun je een handmatige beoordeling door een PartQuote-engineer aanvragen.
10. Beveiliging
Bestanden worden versleuteld opgeslagen (TLS in transit, AES-256 at rest) in Supabase Storage met afgeschermde toegang via signed URLs (max 5 minuten geldig). De parser draait op een afgeschermde server. Authenticatie verloopt via Clerk. Toegang is rolgebonden, klanten zien alleen eigen gegevens, leveranciers alleen opdrachten waarvoor zij in aanmerking komen, en administratieve handelingen en downloads worden gelogd. Vermoed je een datalek of beveiligingsprobleem? Meld het direct via security@partquote.eu.
11. Cookies
Wij gebruiken alleen functionele cookies (sessie via Clerk, taalvoorkeur, cookie-consent). Geen tracking of advertentie-cookies. Omdat het uitsluitend functionele cookies betreft, is geen aparte cookieverklaring nodig, deze paragraaf beschrijft alle cookies die wij plaatsen.
12. Wijzigingen en contact
Wij kunnen deze verklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij gewijzigde wetgeving of nieuwe functionaliteit. Wezenlijke wijzigingen kondigen wij ten minste 30 dagen vooraf aan via e-mail of in-app notificatie.
Contact: privacy@partquote.eu (privacy en AVG-verzoeken) · security@partquote.eu (datalek-meldingen) · support@partquote.eu (algemene vragen).